ಫೋನ್ ಅನ್ನು ಆರಿಸಿ, ಅಪೇಕ್ಷಿತ ಸಂಖ್ಯೆಯನ್ನು ಡಯಲ್ ಮಾಡಿ ... ನಂತರ ಪುನರಾರಂಭದ ದೀರ್ಘ ಪ್ರಕ್ರಿಯೆ ಪ್ರಾರಂಭವಾಗುತ್ತದೆ. ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಬಾರಿಗೆ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನವನ್ನು ಎದುರಿಸಿದವರ ಜೊತೆ ಇದು ಸಂಭವಿಸುತ್ತದೆ. ಏನು ಮತ್ತು ಹೇಗೆ ಹೇಳಬೇಕೆಂದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯನ್ನು, ಆಸಕ್ತಿಯನ್ನು, ಅಥವಾ ಕನಿಷ್ಠವಾಗಿ ಕೇಳುವುದಕ್ಕೆ ಅದು ಹೇಗೆ ಲಾಭದಾಯಕವಾಗಿದೆ? ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಕಲೆ ಬಹುತೇಕ ಎಲ್ಲಾ ಈ ಸಮಸ್ಯೆಗಳನ್ನು ಪರಿಹರಿಸುತ್ತದೆ.
ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆಗಳನ್ನು ನಡೆಸಲು ಎಷ್ಟು ಸರಿಯಾಗಿರುತ್ತದೆ?
ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ವ್ಯವಹಾರ ಸಂವಹನವನ್ನು ಮೊದಲು ಎದುರಿಸುತ್ತಿರುವ ಎಲ್ಲರಲ್ಲಿ ಮೊದಲ ಮತ್ತು ಮುಖ್ಯ ತಪ್ಪು ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಪ್ರಾಮುಖ್ಯತೆಗೆ ನಿಷ್ಪ್ರಯೋಜಕ ಮನೋಭಾವವಾಗಿದೆ. ಸಂವಾದಕನು ಕಾಣುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಅವನಿಗೆ ಭಾವನೆಯನ್ನು ನೀಡುವುದಿಲ್ಲ ಎಂದು ಸಂಪೂರ್ಣ ವಿಶ್ವಾಸದಲ್ಲಿ, ಒಬ್ಬ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ನಿಷೇಧಿತ ಪದಗುಚ್ಛಗಳನ್ನು ಹೇಳಬಹುದು, ಅವನ ಕೈಗಳಿಂದ ಮತ್ತು ಮುಖದ ಮುಖಾಂತರ ಅನೇಕ ಅನಗತ್ಯ ಕ್ರಮಗಳನ್ನು ಮಾಡುತ್ತಾನೆ, ಮತ್ತು ಗ್ರಾಹಕನು ಇನ್ನು ಮುಂದೆ ತನ್ನ ಕಂಪನಿಯೊಂದಿಗೆ ಕೆಲಸ ಮಾಡಲು ಬಯಸುವುದಿಲ್ಲ ಏಕೆ ಎಂದು ಆಶ್ಚರ್ಯದಿಂದ ಆಶ್ಚರ್ಯ ಪಡುತ್ತಾರೆ. ಅಂತಹ ತಪ್ಪುಗಳನ್ನು ತಪ್ಪಿಸಲು, ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ಸಂಧಾನಕ್ಕಾಗಿ ನಾವು ನಿಯಮಗಳನ್ನು ಪರಿಗಣಿಸುತ್ತೇವೆ:
ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯಗಳು
ನೀವು ಫೋನ್ ಎತ್ತಿಕೊಂಡು ಕರೆ ಮಾಡಲು ಬಹಳ ಸಮಯದ ಮೊದಲು, ಕೆಲವು ಪ್ರಮುಖ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ:
- ಈ ಕರೆಯ ಉದ್ದೇಶ ಏನು, ಮತ್ತು ನೀವು ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಯಾವ ಫಲಿತಾಂಶವು ನಿರೀಕ್ಷಿಸುತ್ತಿದೆ?
- ಈ ಕರೆ ಇಲ್ಲದೆ ನೀವು ಮಾಡಬಹುದೇ?
- ಈ ವಿಷಯವನ್ನು ಮಾತನಾಡಲು ಮತ್ತು ಚರ್ಚಿಸಲು ನೀವು ಸಿದ್ಧರಿದ್ದೀರಾ? ಎಲ್ಲಾ ದಾಖಲೆಗಳು ನಿಮ್ಮ ಬೆರಳುಗಳಿಂದ ಮತ್ತು ಎಲ್ಲಾ ವಾದಗಳು ಸಿದ್ಧವಾಗಿದೆಯೇ? ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನೀವು ಹುಡುಕುವವರೆಗೂ ಸಂಭಾಷಣೆ ನಿರೀಕ್ಷಿಸುವುದಿಲ್ಲ;
- ನೀವು ಯಾವ ಪ್ರಶ್ನೆಗಳನ್ನು ಕೇಳುತ್ತೀರಿ? ನೀವು ಅವುಗಳನ್ನು ಮುಂಚಿತವಾಗಿ ಸಿದ್ಧಪಡಿಸಿದ್ದೀರಾ?
- ಫೋನ್ನಲ್ಲಿ ನೀವು ಹೇಗೆ ಮಾತುಕತೆ ನಡೆಸುತ್ತೀರಿ ಎಂಬುದರ ಬಗ್ಗೆ ಯೋಚಿಸಿ? ಇದು ಸ್ನೇಹ ಸಂಭಾಷಣೆ ಅಥವಾ ಒತ್ತಡದ ಒತ್ತಡವೇ?
ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆ ಶಿಷ್ಟಾಚಾರ
ಸಂಭಾಷಣೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ನೋಡುವುದಿಲ್ಲವಾದ ಸಂಭಾಷಣೆಯಲ್ಲಿ, ಹಲವಾರು ನಿಯಮಗಳಿವೆ, ಉಲ್ಲಂಘಿಸಲು ಕೆಟ್ಟ ರೂಪ ಎಂದು ಪರಿಗಣಿಸಲಾಗುತ್ತದೆ. ಮತ್ತು ತಂತಿಯ ಇನ್ನೊಂದು ತುದಿಯಲ್ಲಿ ಯಾರು ಅಪ್ರಸ್ತುತರಾಗಿದ್ದಾರೆ. ಒಂದು ದೋಷವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಕಂಪನಿಯ ವಿಶ್ವಾಸಾರ್ಹತೆಯನ್ನು ವೆಚ್ಚವಾಗಬಹುದು. ಆದ್ದರಿಂದ, ನೈತಿಕತೆಯ ವಿಷಯದಲ್ಲಿ ಯಾವ ರೀತಿಯ ದೂರವಾಣಿ ಮಾತುಕತೆಗಳು ಇರಬೇಕು:
- ಅವರು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಕರೆದರೆ, 2-3 ಉಂಗುರಗಳ ನಂತರ ಫೋನ್ ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ. ಟ್ಯೂನ್ ಮಾಡಿ, ವ್ಯವಹಾರವನ್ನು ಮುಂದೂಡಿಸಿ ಮತ್ತು ಅದನ್ನು ತೆಗೆದುಕೊಳ್ಳಿ;
- ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ, ವ್ಯಾಕರಣಾತ್ಮಕವಾಗಿ ಸರಿಯಾಗಿ, ಲಯಬದ್ಧವಾಗಿ ಮತ್ತು ಸರಾಸರಿ ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿ ಮಾತನಾಡಿ. ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿಯನ್ನು ವೀಕ್ಷಿಸಿ. ವ್ಯಂಗ್ಯ, ಉದಾಸೀನತೆ ಅಥವಾ ಶ್ರೇಷ್ಠತೆಯ ಸ್ಪರ್ಶವನ್ನು ಅನುಮತಿಸಬೇಡಿ;
- ಪ್ರತಿ ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಸಮಯದಲ್ಲಿ ನಿಮ್ಮನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸಿ ಮತ್ತು ಪರಿಚಯಿಸಿಕೊಳ್ಳಿ. ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕವನ್ನು ಹೇಗೆ ಸಂಪರ್ಕಿಸಬೇಕು ಎಂಬುದನ್ನು ಕಂಡುಕೊಳ್ಳಿ;
- ನಿಮ್ಮ ಎದುರಾಳಿಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ಸಮಯವಿದೆಯೇ ಎಂದು ಸೂಚಿಸಿ;
- ಸಕ್ರಿಯ ಕೇಳುಗರಾಗಿರಿ, ಕೀವರ್ಡ್ಗಳನ್ನು ಪುನರಾವರ್ತಿಸಿ, ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಿಸಿ ಮತ್ತು ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬರೆಯಲು ಮರೆಯಬೇಡಿ;
- ಮಾತನಾಡುವಾಗ, ಏನೂ ತಿನ್ನುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಸಂಗೀತವನ್ನು ಕೇಳಬೇಡಿ. ಇದು ಕನಿಷ್ಠ ಕೊಳಕು, ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕವನ್ನು ಗೊಂದಲಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ;
- ನೀವು ಭರವಸೆ ನೀಡಿದರೆ ಮತ್ತೆ ಕರೆ;
- ಯಾವಾಗಲೂ ಕರೆಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು;
- ಸರಿಯಾದ ವ್ಯಕ್ತಿಯು ಕಾಣೆಯಾಗಿದ್ದರೆ, ಅವನಿಗೆ ವರ್ಗಾವಣೆ ಮಾಡಲು ಏನು ಮತ್ತು ನೀವು ಸಹಾಯ ಮಾಡಬಹುದೆಂದು ಸೂಚಿಸಿ.
ಯಾವುದೇ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆ ಮತ್ತು ಅವುಗಳನ್ನು ನಿರ್ವಹಿಸುವ ಸಾಮರ್ಥ್ಯವು ನಿಮ್ಮ ಸ್ನೇಹಪರತೆ ಮತ್ತು ಸಂವಾದಕ ಕಡೆಗೆ ಇತ್ಯರ್ಥಗೊಳಿಸುವುದನ್ನು ಅವಲಂಬಿಸಿರುತ್ತದೆ ಎಂಬುದನ್ನು ನೆನಪಿನಲ್ಲಿಡಿ. ನೀವು ಕಿರುನಗೆ ಸಹ, ಅವರು ನಿಮ್ಮ ಧ್ವನಿಯಿಂದ ಅದನ್ನು ಅನುಭವಿಸುತ್ತಾರೆ.
ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಹಂತಗಳು
ಸಂಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಯಾವುದೇ ಸಂಭಾಷಣೆಯು ತನ್ನದೇ ಆದ ರಚನೆಯನ್ನು ಹೊಂದಿದೆ: ಆರಂಭ, ಮುಖ್ಯ ಭಾಗ ಮತ್ತು ಪೂರ್ಣಗೊಂಡಿದೆ. ನೀವು ಫೋನ್ ಮೂಲಕ ವ್ಯಾಪಾರ ಮಾತುಕತೆಗಳನ್ನು ಯೋಜಿಸುತ್ತಿದ್ದರೆ, ಈ ಕೆಳಗಿನ ಯೋಜನೆಯನ್ನು ಅನುಸರಿಸಲು ಪ್ರಯತ್ನಿಸಿ:
- ಸಂಪರ್ಕವನ್ನು ಸ್ಥಾಪಿಸುವುದು (ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡುತ್ತಿದ್ದರೆ, ನೀವು ಮಾತನಾಡುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸಿ, ನೀವೇ ಪರಿಚಯಿಸಿ ಮತ್ತು ಸರಿಯಾದ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಫೋನ್ನನ್ನು ಕೇಳಿ, ನೀವು ಮಾತನಾಡುತ್ತಿರುವ ವ್ಯಕ್ತಿಯನ್ನು ಸ್ವಾಗತಿಸಲು ಕರೆ ಮಾಡಿದರೆ, ನಿಮ್ಮ ಪರಿಚಯ ಮತ್ತು ಏನನ್ನು ಸಹಾಯ ಮಾಡಬಹುದೆಂದು ಕೇಳಿಕೊಳ್ಳಿ)
- ಕರೆ ಉದ್ದೇಶದ ಸ್ಪಷ್ಟೀಕರಣ. (ಅವರು ಕರೆಯುವ ವಿಷಯದ ಬಗ್ಗೆ ಸಂವಾದಕನಿಂದ ಸೂಚಿಸಿ, ನೀವು ಕರೆ ಮಾಡಿದರೆ, ನೀವೇ ವಿಷಯದ ಕುರುಹುಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿದ್ದೀರಿ).
- ಗ್ರಾಹಕ ಸೇವೆ ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ವಿನಂತಿಯನ್ನು ಪ್ರಕ್ರಿಯೆಗೊಳಿಸುತ್ತದೆ. ಈ ಹಂತದಲ್ಲಿ, ಪರಿಣಾಮಕಾರಿ ದೂರವಾಣಿ ಕರೆಗಳು ಸಾಧ್ಯವಾದರೆ:
- ನೀವು ಅಥವಾ ನಿಮ್ಮ ಸಂವಾದಕ ಸಂಕ್ಷಿಪ್ತವಾಗಿ ಮತ್ತು ನಿಮ್ಮ ಕರೆ ಉದ್ದೇಶವನ್ನು ಸ್ಪಷ್ಟವಾಗಿ ವಿವರಿಸಿದರು;
- ನೀವು ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ಎಚ್ಚರಿಕೆಯಿಂದ ಆಲಿಸಿ ಮತ್ತು ಅಗತ್ಯ ಮಾಹಿತಿಯನ್ನು ಬರೆಯಿರಿ;
- "ಹೌದು", "ಆದ್ದರಿಂದ", "ಬರೆದುಕೊಳ್ಳಿ", "ಅರ್ಥವಾಗುವಂತಹ" ಪದಗಳ ಸಹಾಯದಿಂದ ನೀವು ಕೇಳುವ ಸಂವಾದಕವನ್ನು ದೃಢೀಕರಿಸಿದರೆ; -
- ನೀವು ಕರೆಗಾರನಿಗೆ ಮತ್ತು ನೀವು ಏನು ಮಾಡಬೇಕೆಂದು ನೀವು ಹೇಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡುತ್ತೀರಿ ಎಂದು ನೀವು ಹೇಳಿದರೆ. ನೀವು ನುಡಿಗಟ್ಟು ಸೇರಿಸಬಹುದು: "ನೀವು ನನ್ನ ಮೇಲೆ ಲೆಕ್ಕ ಹಾಕಬಹುದು" ಅಥವಾ ಅದಕ್ಕೆ ಹೋಲುತ್ತದೆ.
- ಸಂವಾದದ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಸರಿಪಡಿಸುವುದು:
- ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ಗಟ್ಟಿಯಾಗಿ, ನೀವು ಅವರೊಂದಿಗೆ ಯಾವ ತೀರ್ಮಾನಕ್ಕೆ ಬಂದಿದ್ದೀರಿ;
- ಚರ್ಚಿಸಿದ ವಿಷಯದ ಪ್ರಕಾರ ನಿಮ್ಮ ಕ್ರಿಯೆಗಳ ಬಗ್ಗೆ ಕಾಮೆಂಟ್ ಮಾಡಿ;
- ನೀವು ಪುನರಾವರ್ತಿತ ಕರೆ, ಪತ್ರ ಅಥವಾ ಸಭೆಯಲ್ಲಿ ಒಪ್ಪುತ್ತೀರಿ.
- ಸಂಭಾಷಣೆಯನ್ನು ಕೊನೆಗೊಳಿಸಿ. ಕ್ಲೈಂಟ್ನೊಂದಿಗಿನ ದೂರವಾಣಿ ಸಂಭಾಷಣೆಗಳನ್ನು ಪೂರ್ಣವಾಗಿ ಪರಿಗಣಿಸಬಹುದು:
- ಕರೆಯ ಗುರಿ ಸಾಧಿಸಿದೆ;
- ಸಂಭಾಷಣೆಯ ಫಲಿತಾಂಶಗಳನ್ನು ಸಾರೀಕರಿಸಿ ಪ್ರಕಟಿಸಲಾಗಿದೆ;
- "ನಿಮ್ಮ ಕರೆಗೆ ಧನ್ಯವಾದಗಳು," "ನಾವು ನಿಮ್ಮನ್ನು ಮತ್ತೆ ಕೇಳಲು ಸಂತೋಷಪಡುತ್ತೇವೆ," "ನಾನು ನಿಮ್ಮೊಂದಿಗೆ ಮಾತನಾಡಲು ತುಂಬಾ ಸಂತೋಷಪಟ್ಟೆ (ಆಯ್ಕೆ: ನಿಮಗೆ ಸಹಾಯ ಮಾಡಲು)," ಇತ್ಯಾದಿ.
ದೂರವಾಣಿ ಸಮಾಲೋಚನಾ ಕೌಶಲಗಳು ಸಮಯ ಮತ್ತು ಅನುಭವದೊಂದಿಗೆ ಬರುತ್ತವೆ. ಯಾವುದೇ ಸಂಭಾಷಣೆಗೆ ಅಂಟಿಕೊಳ್ಳಬೇಕಾದ ಮುಖ್ಯ ವಿಷಯವೆಂದರೆ ಸಂವಾದಕ ಮತ್ತು ಅವನ ಗಮನಕ್ಕೆ ಸಂಬಂಧಿಸಿದ ಗೌರವ. ಯಶಸ್ವಿಯಾಗಿ ಟೆಲಿಫೋನ್ ಸಂಭಾಷಣೆ ನಡೆಸಲು ಅಲೌಕಿಕ ಕೌಶಲಗಳನ್ನು ಹೊಂದಿರುವುದು ಅನಿವಾರ್ಯವಲ್ಲ. ಕೆಲವೊಮ್ಮೆ ನಿಮ್ಮನ್ನು ನೋಡುವುದಿಲ್ಲ ಮತ್ತು ಅವರ ಸ್ನೇಹಪರತೆಯನ್ನು ವ್ಯಕ್ತಪಡಿಸುವ ವ್ಯಕ್ತಿಗೆ ಕಿರುನಗೆ ನೀಡುವುದು ಸಾಕಷ್ಟು ಸಾಕು.